skip to Main Content

Kako da završim bilo šta u najkraćem vremenskom roku

Nije do vas. Svi smo mi mnogo više zauzeti i više zatrpani obavezama nego ranije. Bilo da ste zaposlena mama, student ili preduzetnik, nekada ume da bude jako teško organizovati svoje vreme. Između predavanja, sastanaka, dečjih obaveza posle škole – kako da bilo ko nađe vremena za vežbanje, druženje ili hobi? Svi mi imamo 24 sata u danu. Kako onda neki ljudi uspevaju da postignu sve sa lakoćom, a nekima uvek fali još samo malo vremena? Tajna je u tome da su naučili da efikasno i efektivno raspolažu vremenom.

Šta znači efikasno raspolaganje vremenom?

U rečniku se efikasnost definiše kao sposobnost da se proizvede željeni rezultat uz malo ili nikakav gubitak (vremena ili materijala). Ali šta zapravo predstavlja efikasno raspolaganje vremenom?

Za mene efikasnost označava organizaciju dnevnih obaveza putem određivanja prioriteta, tako da mi uvek ostane vremena za ono što mi je veoma važno – dovoljno sna i briga o sebi. To ne znači da ću svaki dan doći na posao u isto vreme, precrtati sve stavke sa liste obaveza i izaći iz kancelarije u pet popodne. Efikasnost znači da radim najbolje što mogu, bez obzira na spoljašnje i unutrašnje faktore, ostavljajući pritom dovoljno vremena za sebe.

Moj dan počinje zapisivanjem svega onoga što smatram da mogu da uradim u toku dana. Ipak, često se dogodi da naiđe neočekivani poziv ili sastanak koji poremeti moj plan. Mogao bih nakon toga da ostanem do ponoći na poslu kako bih obavio sve što sam zapisao, ali ako to uradim, sutradan ću biti preumoran i propašće mi ceo dan. To se zove biti efektivan, ali o tome ćemo kasnije. Da bih bio efikasan, mogao bih da podelim posao sa kolegom ili da završim deo zadataka, a za ostatak da tražim produženje roka.

Efektivnost vs. efikasnost: u čemu je razlika?

Razlika je u nijansama. Definicija efektivnosti u rečniku: kreiranje planiranog ili željenog efekta. Biti efektivan podrazumeva postizanje određenog rezultata, dok biti efikasan znači postići taj rezultat bez traćenja vremena ili truda. 

Čest primer u praksi – imate zadatak koji može da se završi za sat vremena, ali uz razne distrakcije kao što je internet ili čavrljanje sa kolegama, taj zadatak se oduži na četiri sata. Na kraju, zadatak jeste završen, ali niste baš bili efikasni prilikom toga.

Ako razmislite, svi smo na ovaj ili onaj način efektivni. Ako imate posao koji održava krov nad glavom i hranu na stolu, to znači da ste dovoljno efektivni na poslu da biste primali mesečnu platu. Ali vaša plata verovatno ne odražava koliko vremena trošite na društvenim mrežama ili ćaskanju tokom radnog vremena.

Izuzetak su preduzetnici i freelanceri. Da bi zaradili više novca, oni moraju biti ne samo efektivni, već i efikasni. Pa kako oni to rade?

6 načina da budete istovremeno efikasni i efektivni

Efektivnost je nusprodukt efikasnosti. Čak i ako ne pokušavate da vodite veoma profitabilan posao, i dalje možete imati koristi od načina na koji rade uspešni poslovni lideri.

1. Postavite merljive ciljeve

Iako svaki preduzetnik ima svoju metodu, stručnjaci za produktivnost predlažu postavljanje SMART ciljeva (engleski akronim). Specifični, merljivi, dostižni, realistični i ciljevi vezani za vreme promovišu i efikasnost i efektivnost – ne samo da se mogu realno postići, već se napredak prema njima može kvantitativno proveriti.

Recimo da želite da imate profit od 10.000 evra kvartalno. Možete postaviti nedeljne ciljeve u iznosu od 800 evra, čime ćete cilj učiniti jasnijim i merljivim.

Postavljanje ciljeva pomaže vam da budete efikasni jer usmerava vašu energiju na ono što želite. To zauzvrat poboljšava vašu sposobnost da ostvarite te ciljeve. A ako ste vođa, dajete primer kako i vaši zaposleni mogu da urade više.

2. Komunicirajte pod svojim uslovima

Bilo da se radi o planiranju obroka ili razvoju proizvoda, za većinu projekata potreban je tim. Ali to ne znači da morate ažurirati mejl na svakih pet minuta kako biste ostali na vezi sa saradnicima. Mnogi zaposleni dnevno izgube u proseku 21 minut proveravajući poštu. Tokom četiri radne sedmice, to je gotovo 7 sati mesečno na gubitku. Naravno da postoje mejlovi na koje je potrebno odgovoriti što brže, ali veći je broj onih koji nisu hitni. Zato bi bilo idealno da sa kolegama sa kojima ste u istom prostoru komunicirate direktno, tako što ćete ih zamoliti da dođu do vaše kancelarije ako ste im potrebni, dok za proveravanje mejlova možete izdvojiti sat ili dva tokom nedelje.

3. Izaberite da verujete drugima

Čak i ako ne radite sa timom, i dalje na neki način zavisite od drugih. Kad smo moja supruga i ja renovirali kuću, morao sam da verujem da će izvođači radova koje sam angažovao raditi svoje poslove. Morao sam da verujem svojoj ženi da će odgovoriti na sva ona pitanja „Gde to želite?“, koja su se neizbežno pojavila. Da nisam izabrao da verujem, usporio bih projekat i možda ga čak u potpunosti otkazao.

Naučite da verujete drugima na isti način kao što biste i svom partneru. Budite jasni u svojim namerama. Uverite se da se vaši postupci podudaraju s vašim rečima i pretpostavite da i drugi to isto rade. Budite iskreni u komunikaciji i prihvatite razlike. Ne rade svi i ne komuniciraju na isti način, i to je u redu, dok god imate iste ciljeve.

4. Redovno pravite pauze

Što više vremena potrošite na projekat, brže ćete ga završiti, zar ne? Ne mora da znači.

Istraživanja pokazuju da najproduktivniji radnici zapravo uzimaju najviše odmora. Studija Draugiem grupe pokazala je da je idealan radni ritam zapravo 52 minuta, nakon čega sledi pauza od 17 minuta. Podesite tajmer koji će vas podsetiti da napravite pauzu na svakih sat vremena. Ako su kraći intervali prikladniji za vaš zadatak, pokušajte sa metodom Pomodoro. Radite 25 minuta, a zatim radite nešto drugo narednih 5. Ne samo da ćete obaviti više posla, već ćete biti manje pod stresom.

5. Koristite svoje resurse

Nedavno sam morao da posečem drvo u svom dvorištu da bih zaštitio kuću. Mogao sam da izvučem ručnu testeru i provedem narednih sat vremena polako sekući, ali nisam. Zašto ne? Jer sam u garaži imao motornu testeru, a sa njom je posao trajao desetak minuta.

Na poslu koristite isti pristup. Ako treba da prenosite podatke između više prozora na računaru, stalno možete kliktati napred-nazad između njih, a možete jednostavno podesiti da se prenesu svi odjednom, što će vam znatno uštedeti vreme.

6. Znajte kada treba reći „ne“

Mali projekti često umeju da se pretvore u velike. Ako ste samo želeli da pokosite svoje dvorište, pridržavajte se toga. Nemojte reći sebi (niti dozvoliti da vam neko drugi kaže) da takođe morate orezati grmlje i počupati korov. Uradite ono što ste planirali i krenite dalje. To je efektivno i efikasno.

Šta ako je to projekat na poslu? Možda nećete moći da kažete „ne“ direktno svom šefu, ali možete da predložite alternative. Ako mislite da je taj zadatak gubljenje vremena, predložite drugačiju ideju. Ako zaista nemate vremena, zamolite ga da vam pomogne u određivanju prioriteta na vašoj listi zadataka. Uradite to kako treba i šef će vam možda zahvaliti što ste uštedeli vreme kompaniji.

Planiranje je ključno. Bez obzira na to da li ste preduzetnik poput mene ili tata koji ostaje kod kuće, vi obavljate određeni posao. Sam rad se može razlikovati, ali vrednost efikasnosti i efektivnosti je podjednaka.

Raditi mudro bolje je nego raditi naporno. Naučiti da verujete drugima važnije je od toga da rezultat izgleda tačno onako kako ste zamislili. Efektivnost i efikasnost mogu se razlikovati po definiciji, ali obe se svode na dve stvari: imati plan i prilagođavati ga po potrebi.

Referenca:
How to Complete Any Task in the Most Time Efficient Manner

Da li su vam ovi saveti bili korisni? Koji su vaši trikovi za ,,uštedu” vremena? Podelite ih sa nama u komentaru ispod.

Ukoliko vam se dopao ovaj tekst, obavezno pročitajte i Kako produktivno da radim od kuće, kao i Kako da štedim novac brzo i jednostavno: Top 8 trikova.

0 0 glasovi
Oceni sadržaj
Nataša

Nataša

Glavni urednik bloga, asistent direktora i profesionalni lektor

Ljubitelj sam lepih reči, jezika, knjiga, cveća i jednog neverovatnog žutog mačka. Od prava, preko lekture, do WordPress-a u nekoliko koraka.

Nadam se da ti se svideo članak i da ti je pomogao. Ukoliko želiš, ostavi komentar, svoje iskustvo, savet ili pitanje. Takođe, ukoliko primetiš bilo kakvu grešku u tekstu ili smatraš da smo negde pogrešili, obavesti nas - bićemo ti zahvalni.

Prijavite se
Obavestite me o
guest
0 Komentar/a
Inline Feedbacks
Pogledaj sve komentare
0
Ostavite komentar ispod i učestvujte u diskusiji.x
()
x